Организация работы с трудовыми книжками сотрудников

Трудовые книжки нужно вести согласно Трудовому кодексу и правилам, установленным Правительством РФ (от 16.04.2003 г. № 225). Если при проверке кадровых документов выявят нарушения, кадровика оштрафуют.

Как же правильно заводить, заполнять и вести трудовые книжки?

Разложим основы кадрового делопроизводства (а ведение трудовых - главное в работе кадровика) по порядку.

Кто должен заниматься ТК?

Эту работу выполняет кадровый отдел, кадровик, либо, если компания небольшая, бухгалтер или секретарь.

Что нужно подготовить для работы?

  • Запасные бланки трудовых книжек и вкладышей. Их количество зависит от того, сколько молодых специалистов (то есть тех, у кого еще нет ТК) вы готовы принимать. Бланки должны храниться у бухгалтера.
  • Приходно-расходную книгу. В ней бухгалтер прописывает номера и серии бланков трудовых книжек. В книге фиксируется день, когда трудовик запрашивает и забирает бланк для того, чтобы завести новую ТК.
  • Книгу учета движения трудовых книжек. Здесь указывают номер и серию ТК, которые попали в делопроизводство, а также дату получения и выдачи. Если вы выдавали новые ТК, убедитесь, что их данные в приходно-расходной книге и книге кадровика совпадают.
  • Отдельное помещение и сейф для хранения трудовых книжек. К ним нельзя допускать третьих лиц. Работать с ТК должен только кадровик. Книжку в любой момент может запросить работник (письменным заявлением), и ее нужно предоставить в трехдневный срок.

Как заполнять новую трудовую книжку?

Новые ТК заводят для сотрудников, ранее не работавших официально.

Порядок действий такой:

  • Кадровик запрашивает новый бланк из бухгалтерии. Бухгалтер выдает его, делает отметку в приходно-расходной книге.
  • На титульном листе кадровик пишет фамилию, имя, отчество, дату рождения, образование, профессию, специальность;
  • На первой странице, в качестве первой записи, он фиксирует название организации, должность, разряд, дату приема на работу.
  • Данные бланка вносятся в книгу учета движения трудовых книжек.

Новые бланки используют и для выдачи дубликатов, если работник потерял, испортил или не забрал старую ТК с предыдущего места работы.

trudovaya-knizhka-2

Как заполнять имеющуюся трудовую книжку?

  • Кадровик проверяет ТК, вносит ее данные в книгу учета.
  • В самой ТК нужно сделать запись о приеме на работу. Она включает в себя дату приема, название компании, должность, разряд.

trudovaya-knizhka-zapolnenie-5

Что делать при увольнении, переводе на другую должность или получении разряда?

В этом случае в трудовую книжку вносят соответствующую запись с указанием даты, самого действия ("Уволен", "Переведен на должность" и т.д.). Это нужно продублировать в книгу учета. Если сотрудник увольняется, нужно указать причину (например "по собственному желанию").

Кто должен платить за новые трудовые книжки?

Согласно п. 47 "Правил ведения и хранения трудовых книжек..."), вы можете возложить эти затраты на самих сотрудников, на которых оформляются трудовые. Но сумма должна соответствовать реальной стоимости бланков, без наценки. Вы также можете выдавать бланки бесплатно, если это прописано во внутреннем распорядке компании.

Что делать, если книжки испорчены или потеряны?

Если произошел пожар, кадровик ошибся при заполнении, трудовые украли, достаточно купить новые бланки и сделать дубликаты. Расходы на покупку новых бланков несет на себе компания (а не сами сотрудники).

Ответственность за неправильное оформление кадровых документов

Если при проверке кадровых документов были выявлены грубые ошибки в ведении и учете трудовых, к ответственности привлекают должностных лиц. Административный штраф может составить от 5 до 50 МРОТ.

Подготовка документов для инспекции по охране труда
– что проверит инспектор по труду и как готовиться к проверке